A importância de realizar backups dos dados contábeis do seu escritório

Medidas de segurança auxiliam a evitar o desaparecimento e perda de dados, mas caso isso aconteça, há programas especializados capazes de reparar dados corrompidos e perdidos.

Uma parcela significativa do funcionamento e do sucesso de um escritório de contabilidade envolve a organização e o gerenciamento meticuloso de dados da carteira de clientes, assim como a análise, registro e acompanhamento de transações envolvendo tais dados.

Para controlar essas informações vitais com mais praticidade, a implementação da digitalização de papéis e o uso de plataformas especializadas em armazenar e possibilitar o manuseio de dados têm sido a abordagem adotada por múltiplas empresas, dentro e fora do meio contábil.

Embora ofereça uma série de benefícios, a dependência do meio digital está acompanhada de riscos relacionados à segurança, pois os dados ficam sujeitos a problemas como falha no sistema, erro humano e ataque cibernético. Este último, em especial, é um tipo de ameaça a qual todo gestor de escritório de contabilidade deve estar atento, uma vez que tem se tornado cada vez mais comum.

Segundo dados divulgados pela Fortinet, empresa responsável por desenvolver produtos e serviços de cibersegurança, o Brasil foi alvo de 103 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos somente no ano de 2022 .

A maioria dos ataques estava relacionada à disseminação de malwares, um tipo de software dedicado a se infiltrar no sistema de computadores a fim de roubar ou danificar dados.

Diante desse risco, o backup de arquivos de contabilidade auxilia a mitigar os estragos, mostrando-se uma estratégia fundamental para lidar com tais imprevistos.

Motivos para manter cópias de segurança dos dados de contabilidade 

Quando as vulnerabilidades de segurança dos sistemas e programas de um escritório de contabilidade são exploradas, as consequências costumam envolver a perda de dados importantes e privados, o que, por sua vez, costuma resultar na interrupção das atividades da empresa, levando a perdas financeiras e danos à reputação do negócio.

Isso ocorre porque a equipe de contabilidade é forçada a entrar em contato com todos os clientes para recolher os dados perdidos a fim de organizá-los e catalogá-los novamente. Tal processo é extremamente trabalhoso e demorado, podendo acarretar atrasos no cumprimento de obrigações.

Nesses casos, ter uma cópia de segurança disponível e completa dos dados reduz significativamente o tempo necessário para que os funcionários resgatem as informações perdidas e retornem às atividades, permitindo que o escritório se recupere rapidamente do imprevisto.

Fatores que ameaçam a integridade dos dados

Apesar da realização regular de backup ser uma eficaz medida para mitigar os riscos de perda de dados, assim como acelerar o processo de restauração de informações em casos de acidentes ou ataques, os dados de escritórios de contabilidade ainda podem ser afetados, perdidos ou corrompidos.

Os ataques cibernéticos com malware previamente mencionados, por exemplo,  são apenas uma das múltiplas razões que podem danificar ou corromper arquivos.

O desligamento abrupto do sistema utilizado para gerenciar dados ou do computador em que ele está sendo executado, seja de propósito ou devido à interrupção do fornecimento de energia, também pode prejudicar a integridade dos dados, pois força o fechamento dos arquivos.

Converter o formato de um arquivo múltiplas vezes também tem a chance de afetar os dados e corrompê-los. Converter um arquivo no formato XLSX, extensão bastante empregada no contexto da contabilidade, para PDF e depois para XLSX novamente ou para outro tipo de arquivo múltiplas vezes pode resultar na perda do conteúdo do documento.

Outro motivo que merece atenção é o corrompimento da unidade de armazenamento onde o backup está salvo, como HD externo ou pen drive. O dispositivo de armazenamento tem o potencial de ser corrompido quando exposto a danos físicos, superaquecimento, problemas de hardware ou software, vírus, etc.

Essas e outras circunstâncias podem comprometer os dados de contabilidade guardados, exigindo que medidas de recuperação sejam tomadas.

Fonte: Portal Contábeis